A vegades, les circumstàncies, ja siguin conseqüència del propi treball o factors externs a l’empresa, obliguen a un, a varis o a tots els integrants d’un equip a treballar a distància i fins i tot des de casa, com està ocorrent actualment fruit de la situació d’emergència sanitària que vivim. I en aquests casos, de la unió neix la força. Remant tots en la mateixa direcció, els reptes ho són menys.
És imprescindible continuar sent un equip, malgrat la distància. Trobar els mecanismes i les fórmules que ajudin a exercir les mateixes tasques que en l’oficina des de la distància física, compartint els mateixos objectius i valors per a continuar sent una pinya i cuidar les relacions humanes que són el cor d’una empresa i que es genera en compartir un mateix espai. Aconseguir-ho depèn de tres claus: comunicació, previsió i tecnologia.
Comunicació
Comunicació equival a confiança. A més confiança entre tots, més transparència, més implicació, més creativitat i millor rendiment. Així que, en la distància, més que mai és necessària la comunicació. El treball pot ser virtual, però les persones no ho són. I del contacte humà i la col·laboració neixen les millors idees.
Per a això és important comptar amb eines virtuals que ens permetin estar permanentment en contacte amb tots els companys. Però no sols a través d’emails o xats. Poder veure al company, dialogar cara a cara és fonamental. Per això es tornen imprescindibles les videoconferències conjuntes a hores determinades, però també espontànies, per a parlar i debatre idees. El contacte humà és la base de la personalitat i de l’èxit d’una empresa. Els equips virtuals funcionen millor quan cadascun dóna el millor de si mateix.
És important que ningú s’oblidi de moure’s. D’aixecar-se, d’estirar les cames i de canviar de postura mentre treballa. Que estar a casa no sigui sinònim d’entumiment ni apatia. Per a això, una opció interessant és comptar amb una taula elevable que permeti alternar el treball assegut i dempeus i amb cadires que s’adaptin al cos i afavoreixin una postura còmoda. Treballar en les cadires del menjador o en el sofà pot portar problemes de salut a llarg termini.
Tecnologia
Un ordinador i una connexió wifi poden ser suficients per a respondre emails o per a redactar i enviar un informe. Però el treball en equip requereix de molt més. Les noves tecnologies porten amb si noves eines de treball remot que faciliten la coordinació d’equips i el treball en xarxa.
Una vegada siguin clares les eines necessàries, és el moment de definir l’organització interna de l’equip. No sols des del punt de vista professional sinó també personal, perquè la coordinació sigui la mateixa tant dins com fora de l’espai de treball.
Previsió
En aquest sentit, la previsió i la planificació són crucials. Per a poder implementar un sistema de treball col·laboratiu en xarxa, ha d’establir-se una planificació clara amb una sèrie de rutines diàries quant a tasques, reunions i horaris durant la jornada laboral, amb els terminis, participants i objectius de cada tasca i cada projecte.
A més, cada membre de l’equip ha d’assegurar-se de comptar amb un espai apropiat, còmode i eficient per a desenvolupar la seva labor professional en la llar, durant el temps que sigui necessari, apel·lant a un esperit d’equip i a uns valors compartits que seran la clau per a abordar i superar qualsevol obstacle.
